Workspace Management: So funktioniert Arbeitsplatzoptimierung

Greifensee (14.10.2021) –

Mehr Büro fürs gleiche Geld – auf die knappe Formel könnte man Workspace Management reduzieren. Ganz allgemein geht es um die Produktivität und Effizienz von Büroflächen. Darunter fallen verschiedene Punkte der Büroverwaltung: Arbeitsplatz-Aufteilung, Flächennutzung, Optimierung von Kommunikationsräumen, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, Logistik und insbesondere die Kostenkontrolle.

Mehr Leistung durch Arbeitsplatzoptimierung

Workspace Management, beziehungsweise Arbeitsplatzmanagement, bezeichnet die Optimierung von Einrichtung, Dienstleistungen und Technologien, die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit unterstützen und dem Unternehmen einen finanziellen Mehrwert bieten. Workspace Management zielt auf hohe Effizient und Produktivität und umfasst daher mehr als etwa das Facility Management: Das Ziel ist weniger die passive Bewirtschaftung von Büroflächen und Arbeitswelten, sondern die aktive Steigerung der Leistung.

Workspace Management als Arbeitsplatzmanagement ist abzugrenzen von IT-Produkten und Lösungen, die sich mit digitalen Arbeitsumgebungen befassen – und damit ein Teil der Lösung im Arbeitsplatzmanagement sind.

Anwendungsbeispiele der Arbeitsplatz-Optimierung

So bietet der Büromöbel-Spezialist Bene mit dem Web- und App-Tool “Smart Office” eine interaktive, von Sensoren gespeiste Optimierung von Büroflächen: Mitarbeiter können selbst ihre Arbeits- und Meeting-Räume buchen, aber auch Parkplätze, Schließfächer oder das Mittagessen. Die Plattform helfe den Mitarbeitern darüber hinaus zum Beispiel auch dabei, Regeln zur Hygiene einzuhalten, wenn sie aus dem Heimbüro zurück ins Büro kämen, so Bene.

Mit dem Workspace Management “K+N SMART.OFFICE” will Hersteller König + Neurath etwa auch multiterritoriales Arbeiten unterstützen – drei unterschiedliche Module des Tools zielen dabei auf die Flächen-Optimierung, die Selbstorganisation durch Mitarbeiter sowie auf ein aktives Gesundheitsmanagement, das Angestellte zur Bewegung animiert. https://www.officebase.info/at/konig-neurath/k-n-smart-office

Nach einer einfachen Installation, unabhängig vom IT-System, bietet in einem anderen Beispiel auch die Workspace Plattform “iotspot” von Bachmann ein Arbeitsplatz-Buchungssystem inklusive Klima- und Büroverwaltung und Suchfunktionen für Kollegen. https://www.officebase.info/at/bachmann/iotspot

Workspace Management für hybride Büros

Programme und Apps machen das flexible, hybride Büro einfach und planbar. Bei dem Modell des Desk Sharing oder Shared Spaces können Mitarbeiter sich damit beispielsweise für Bürotage oder mobile Arbeit registrieren oder auch für bestimmte Schreibtische im Rahmen des Aufenthalts im Büro einchecken.

Je nach Plattform, bzw. App sind weitere buchbare Services möglich, etwa die Anfrage ganzer Büros oder Dienstleistungen im Büroumfeld. Anders betrachtet, können die digitalen Tools des Arbeitsplatzmanagements langfristig dabei helfen, mit reduzierten Büroflächen gut hauszuhalten.

Büroplanung und Workplace Change Management

Welche Auswirkung hat die Arbeitsplatzoptimierung auf die Büroplanung? Die Gestaltung von Büro-Immobilien mit herkömmlichen Arbeitsplätzen, Bewegungsräumen und kreativen Zonen wird vom Workspace Management nicht direkt beeinflusst.

Das Grundvokabular der Arbeit aus Tisch, Stuhl und Licht wird nicht tangiert. Dagegen sind jedoch neue und andere Gewichtungen zwischen den verschiedenen Arbeitszonen denkbar und angebracht. Reduziert sich etwa die Tischzahl, weil die Mehrzahl der Mitarbeiter im Heimbüro tätig ist, fallen Begegnungszonen – Konferenz- und Meetingräume, Pivot Spaces, etc. – umso größer aus, da hier die regelmäßigen Treffen aller Platz finden müssen. Dass die Einrichtung der Konferenzräume dabei variabel ausfällt, ist selbstverständlich.

Ein Workplace Change Management kann bei dem Prozess entstehenden Bedenken und Ängsten auflösen. Angestellte und Chef-Etagen werden dafür früh in den Veränderungsprozess integriert – der Wandel damit zur ihrer “Sache” gemacht. Wichtig ist auch der Austausch dabei, der Informationen zu Arbeitsabläufen zur Sprache bringt. Hier lohnt sich daher eine Strategie für konsequente interne Kommunikation unter frühzeitiger Einbeziehung moderner Tools aus dem digitalen Alltag.

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Weiterführende Informationen
Die Work Smart Initiative der Schweizer Wirtschaft unterstützt bei der Umsetzung von flexiblen Arbeitsformen: https://work-smart-initiative.ch/de . Büroplaner bieten dazu etwa auch Beraterleistung zu den neuen Formen der Zusammenarbeit an: https://www.designfunktion.de/loesungen/workspace-consulting

Denz Design GmbH,
Albert Denz

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